MANAGER une équipe à DISTANCE

Salut la team rentable. Bienvenue dans cette section business. Aujourd’hui, on parle de management des équipes à distance.Avant de commencer cette nouvelle vidéo, tu as dans les liens de l’épisode, juste en dessous, tout ce qui est intéressant pour toi. Tu peux télécharger mon livre, etc.On est dans la nouvelle section business. On parle un peu plus que d’immobilier maintenant. Aujourd’hui, j’ai envie de te parler de management des équipes et notamment de management à distance. C’est quelque chose d’assez compliqué qui peut t’intéresser si tu es chef d’entreprise,si tu commences à constituer des équipes, à faire rentrer du monde,notamment des freelances. Ce que jevais te partager fonctionne autant avec des salariés qu’avec des freelances. A partir du moment où c’est la distance,tu vas voir que les choses changent parce que c’est beaucoup plus difficile de gérer des gens à distance. De plus, il y a tous ces blocages, tous ces billets de communication qui vont se mettre en place.C’est quelque chose que je pratique depuis assez récemment.

On a des bureaux physiques avec pas mal de gens, mais il y a aussi une partie à distance où je manage une équipe. Tu vas voir que la première chose qui va t’arriver,le premier blocage, tu vas l’avoir vraiment sur le plus simple le niveau de la communication qu’est la communication écrite. On utilise des outils qui sont très bien que je voulais te commander qui sont des outils comme Slack que tu dois connaître. C’est une espèce de chat d’entreprise. Tu peux créer des chaînes par thème, genre marketing, webdesign, etc. Tu crées des thèmes et à l’intérieur, tu mets les bonnes personnes. Tu n’es pas obligé de mettre toutes les personnes. Tu peux créer des droits et dans ceschaînes-là, tu discutes tout simplement. C’est un chat. Tu peux partager des fichiers. Souvent, ce qu’on fait,c’est soit une chaîne thématique par grande spécialité, par exemple marketing ou une chaîne thématique, etc’est ce que je te recommande, par grands projets. Par exemple, projet numéro 48,avec tel lancement, telle fabrication. Cela fonctionne très bien et ça permet de centraliser toutes les infos au même endroit. Il y a un historique. Tu peux remonter, tu peux re télécharger les messages. Tu peux récupérer les liens. Tu peux récupérer les fichiers. Slack est très bien.

On a aussi Monday. C’est un outil de gestion de projet.Comment ça fonctionne ? Tu vas créer ce qu’on appelle des tableaux, soit par spécialité, soit par projet, soit par personne, par salarié, par freelance. Cela va t’afficher un tableau et tu vas pouvoir créer des sections à l’intérieur comme l’état d’avancement avec des étoiles par exemple.Tu peux mettre des dates. Ça t’affiche un calendrier. C’est vraiment très puissant. Tu peux mettre des statues, en cours, je travaille dessus, je suis bloqué.Tu peux mettre des gens dont tu as besoin. Par exemple, le chef de projet, c’est Yann. J’ai besoin de Hélène, j’ai besoin de Charles. Quand je les mets, ça leur envoie une notification pour dire qu’on a besoin de lui sur un projet. C’est vraiment extrêmement puissant si tu as besoin de manager des gens à distance. Ensuite je reviens sur mon gros problème qui est l’écrit parce que tout ça, ce n’est que de l’écrit. Quand tu as besoin de faire avancer des projets à distance, l’écrit c’est bien parce que tu as la trace,tu peux remonter. Par contre, à l’écrit, les informations passent moins bien et surtout il y a quelque chose qui passe beaucoup moins bien.

Avec l’écrit, il faut toujours être vigilant parce qu’avec le temps, ça peut vraiment dégrader l’ambiance, la compréhension dans tes équipes et donc forcément la productivité. En fait l’écrit ne fait pas passer le ton ni l’intention.L’écrit ne fait pas passer l’humeur.Il y a aussi un outil qu’on utilise pour « contrer ça », qui est très direct, très rapide, c’est Whatsapp parce qu’avec cet outil, tu as surtout les messages vocaux.C’est très bien parce qu’on est à l’oral, donc on peut faire passer les émotions. On peut très facilement féliciter les gens, etc. Ça a beaucoup plus d’impact que sur un mail ou que par écrit. Il y a aussi une deuxième chose qui est super intéressante avec tes messages

audio, que ça soit Whatsapp ou n’importe quel outil. Ce sont des messages audio, mais en décalé. Donc, tune vas pas prendre du temps de la personne, à un moment où elle n’en a pa spar exemple.J’aime bien planifier les choses parce que j’ai de plus en plus de personnes qui me montrent des choses et si je réponds en temps réel, alors je n’avance plus. Donc, le faire par téléphone,ça créerait une interruption pour moi. Le faire par Whatsapp, c’est génial parce que je reçois mon message audio. Si j’ai le temps, je les écoute. Si je n’ai pas le temps, je ne l’écoute même pas. Si je l’écoute, peut-être que je ne la traite pas tout de suite. Il y a une notion de décalage temporel quiarrive et qui te permet de gérer une to do list beaucoup plus facilement. Ça, c’est mon premier point sur les outils et sur la communication pure et dure à distance.

 

Mon conseil quand tu es à distance avec ton équipe, au fur et à mesure que la routine s’installe et qu’on commence à se connaître et travailler ensemble, tu vas voir une dilution, une routine qui s’installe. Tu ne peux pas être derrière tout le monde.Je te conseille de planifier des points qui sont dans la routine, des points journaliers ou hebdomadaires. Tout le monde est réuni à ce moment-là et on fait une réunion. Il faut également modérer les séances de réunion parce que ce n’est pas un gage d’efficacité. Par contre, à distance, il faut privilégier un moment.Ça peut être une fois par semaine, une fois tous les quinze jours.Il faut également éviter de faire des réunions à chaque fois qu’il y a la moindre chose à faire.Chaque fois que je vais expliquer un projet,je ne vais pas faire une réunion avec l’équipe de 5 ou 6 personnes parce que je retombe dans les mêmes travers de la réunionite aiguë.

Je te conseille d’être exigeant avec toi même, avec tes collaborateurs, avec tes collaborateurs et tes associés pour que dès qu’il y a une réunion, qui est quand même une perte de temps globalement, ce soit qu’uniquement les personnes qui sont vitales à cette réunion doivent être présentes. C’est-à-dire que tu poses ouvertement la question si ta présence est indispensable. Toutes les personnes qui ne sont pas vitales ou qui peuvent ensuite rattraper le projet, juste à partir d’un compte rendu par exemple, peuvent ne pas être présentes à la réunion. Cela ne sert à rien, ni pour toi ni pour eux. Donc, il faut faire un point planifié, mais avec des gens qui ont besoin d’être présents.

Ensuite, mon point 3, je te conseille de faire des regroupements physiques dans la vraie vie,de temps en temps, suivant ton planning,suivant l’organisation de ta boîte. Tu vas le gérer comme tu peux, mais en tout cas,fais un ménage, des moments pour te regrouper, pour faire du team building,pour sortir un petit peu du train-train quotidien, etc. Il faut que tu apprennes qu’un bon manager connaît ses équipes, non pas que dans leurs efficacités.Un bon manager apprend à connaître au fil du temps ses équipes, un petit peu plus personnellement pour connaitre ce qu’ils veulent, connaitre leurs attentes, connaitre leur zone d’excellence et surtout connaitre leur évolution. Tu vas pouvoir t’appuyer dessus et tu vas pouvoir te créer l’équipe de rêve parceque la bonne personne avec les bonnes compétences, au bon endroit, c’est bien.

Mais la bonne personne avec les bonnes compétences et qui s’éclate et qui a une évolution et qui est vraiment super motivée,ça marche vraiment très bien. C’est assez facile d’arriver à ces discussions un peu plus informelles, en faisant des regroupements,en faisant des team building, en allanttout simplement au restaurant, en allant tout simplement boire un verre ou simplement faire un paintball, un karaoké. En tout cas, ça fonctionne assez bien.

Point suivant, il va falloir que tu passes par un travail sur toi, un travail de remise en question.Je te garantis que je me remets en question tout le temps par rapport à ça et ça ne sera jamais fini parceque plus tes équipes vont grossir plus tu vas de diluer ton contrôle. C’est obligatoire et tu n’as pas le choix si tu ne veux pas que ton contrôle soit dilué. Si tu ne veux pas que ta façon de faire soit perdue, si tu ne veux pas qu’il y ait des dérives. Le but du jeu est que les équipes ne soient pas des équipes purement de délégation, mais que les gens montent en compétence et que tu leur fasses confiance et que tu leur donnes de plus en plus de tâches de haut niveau.

Forcément, il y a un biais qui va arriver à ce moment-là, c’est que tu vas perdre en contrôle. Tu vas perdre le contrôle sur ta technicité. Peut-être qu’au début, tu étais un manager et tu savais tout et tu étais même le meilleur. Et puis, il y a des gens qui sont « en dessous de toi » qui étais meilleur que toi. Pour toi, c’est un danger. Par contre, pour l’entreprise, ça représente un avantage. Mon rêve est que tous les gens dans mon équipe soient meilleurs que moi et chacun dans leur zone d’excellence par ce que c’est comme ça qu’on performe en entreprise. Par contre, tu vas perdre en sécurité, tu vas perdre en façon de faire.

Si tu es perfectionniste, ça va peut-être te déranger. Donc, il faut que tu travailles sur toi pour comprendre que ça va arriver. Il faut que tu arrives à garder de l’agilité autour de tout ça. Il faut que tu arrives à laisser chacun à prendre son envol. Il y aun vrai travail autour du manager.Dernier point qui est extrêmement important, il faut le dire quand c’est bien parce que tu as un billet du manager, peu importe la taille de l’équipe, où tu pars du principe que quand c’est bien, c’est normal. Il faut apprendre à féliciter parce que les gens dans ton équipe attendent ça parce que c’est toi qui es le manager. C’est toi qui es le décideur. Ton équipe attend un feedback de ta part.Il y a encore plein de choses autour de la gestion des équipes,autour du management.





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